LK Budi Martini, SE.,MM.
Dewasa ini, dalam hubungan sosial, khususnya yang berkaitan dengan kantor, komunikasi dengan telepon adalah hal yang lumrah. Apalagi dengan kemunculan teknologi hand phone (HP), dunia terasa sempit. Transaksi bisnis antarbenua pun bisa terjadi hanya lewat komunikasi lewat telepon. Tak terbayangkan apa yang terjadi, kalau benda kecil dalam genggaman ini tiba-tiba lenyap dari peredaran.
Meski begitu lumrahnya telepon banyak pihak masih belum faham etika berkomunikasi dengan telepon. Seperti apa etika bertelpon (bukan HP) yang benar, sehingga komunikasi yang dilakukan dapat berjalan sesuai yang diharapkan.
Dering Telepon
• Stel bunyi dalam posisi sedang;
• Bila telepon berbunyi, langsung diangkat setelah bunyi pertama ;
• Bila telepon berbunyi harus dianggap :
= Bermanfaat bagi kita ;
= atau teman lain yang penting bagi organisasi.
Bila Anda Menerima Telepon
• Sebutkan nama perusahaan, kemudian ucapkan selamat jika telepon langsung dari luar;
• Nama bagian Anda, kemudian selamat, jika pesawat telepon tersebut untuk bersama dibagian Anda
• Nama Anda, kemudian selamat, jika pesawat tersebut adalah pesawat milik pribadi Anda
• Nama pemilik rumah, kemudian selamat, jika Anda menerima telepon di rumah Anda
Suara Anda
• Berikan “senyum” pada suara Anda
• Nada suara rendah
• Kecepatan sedang
• Kekuatan suara sedang
• Perlu intonasi dan irama dalam berbicara
Tata Cara Menggunakan Pesawat Telepon
• Jarak mulut dengan pesawat +/- 4 cm
• Persiapkan nomor telepon yang dituju
• Persiapkan alat tulis
• Putar/tekan tombol dengan ujung jari
• Jangan berbicara sambil mengunyah sesuatu, menggigit pensil atau merokok
• Hentikan berbicara dengan orang lain pada saat mengangkat gagang telepon
• Letakan gagang telepon secara benar setelah selesai bicara
Menghentikan (sejenak) dan mengakhiri pembicaraan telepon
Menghentikan (sejenak) pembicaraan:
• Tawarkan apakah penelepon mau menunggu
• Gunakan tombol tunggu, atau jika tidak ada, letakkan gagang telepon pelan-pelan
• Jika agak lama, maka setiap ½ menit kembali ke pesawat
• Minta maaf telah membuat penelepon menunggu
Cara mengakhiri pembicaraan telepon:
• Inisiatif mengakhiri pembicaraan ada pada penelepon
• Jika kita harus mengakhiri pembicaraan, maka harus dilakukan dengan cara tidak menyinggung dan mengecewakan penelepon
Menerima telepon untuk orang Lain
• Segera pick up telepon teman Anda yang berdering, atau di bagian lain pada saat Anda lewat
• Sebut nama teman Anda [misal: untuk Pak Made], kemudian ucapkan selamat dan nama Anda
• Sebutkan nama bagian dimana Anda sedang berada [missal : di bagian umum], kemudian ucapkan selamat dan nama Anda
• Sebutkan nama pemilik rumah [misal:Pak Raka], kemudian selamat dan nama Anda.
Bila menelepon ke luar
• Ucapkan selamat
• Perkenalkan diri Anda
• Tanyakan apakah benar telepon atau orang/perusahaan yang tituju
• Baru kemudian mengutarakan keperluan Anda
Bila Anda seorang sekretaris
• Jawablah telepon untuk atasan dengan sopan dan penuh perhatian
• Ucapkan selamat dan beritahukan identitas Anda
• Tanyakan identitas penelepon dengan cara sopan
Bila Anda seorang operator telepon
• Sama sekali tak boleh meninggalkan switch board walau hanya semenit sekalipun
• Jangan langsung menyambung telepon dari luar dalam keadaan “ringing”, serta cara menyambung panggilan telepon harus benar-benar diterapkan
Bila Anda seorang eksekutif
• Lakukan sendiri hubungan telepon (sebab banyak orang tidak senang dihubungi melalui sekretaris)
• Terimalah sendiri jika telepon di meja Anda berdering (jangan sering menyuruh sekretaris menyaring telepon masuk)
Penulis, Dosen Fak. Ekonomi Universitas Mahasaraswati (Unmas) Denpasar, dan juga seorang Instruktur Kepribadian, Service Exellent, Komunikasi, serta Etika dan Kepribadian.
